Cinque suggerimenti per integrare con successo i neoassunti anche da remoto

Due terzi dei dipendenti in tutto il mondo si aspettano che la propria azienda mantenga la modalità di lavoro ibrido o a distanza, per cui affrontare le diverse esigenze dei lavoratori a distanza diventerà una priorità per le piccole imprese che desiderano apportare questo cambiamento. Garantire ai dipendenti da remoto un'esperienza coerente e piacevole richiede un'analisi dei programmi e degli approcci esistenti affinché possano applicarsi a tutti. Dalla comunicazione alla sicurezza fino all'assistenza, tutto inizia con l'onboarding. Ecco cinque suggerimenti preziosi per aiutare le aziende a integrare con successo nuovi dipendenti da remoto e consentire ai neoassunti di iniziare con il piede giusto.

Secondo il sondaggio online "Living, working and COVID-19" condotto da Eurofound nel 2020 e nel 2021, il 77% dei lavoratori a distanza paneuropei dotati della strumentazione adatta era soddisfatto di lavorare da casa, rispetto al 33% di chi non aveva i dispositivi giusti. Ciò dimostra quanto sia fondamentale garantire che la forza lavoro da remoto abbia gli stessi strumenti che utilizzerebbe in ufficio. Pensate alla possibilità di impostare un budget con cui ogni lavoratore remoto possa creare il proprio ufficio a casa e, se decidete di fornire apparecchiature come computer portatili, assicuratevi che arrivino prima del loro primo giorno di lavoro, in modo che abbiano il tempo di verificare che funzionino correttamente. Alcune aziende forniscono ai dipendenti remoti un rimborso spese continuativo da utilizzare per le bollette di Internet, telefono ed elettricità. Tutto ciò dovrebbe essere comunicato loro prima che inizino il lavoro in un nuovo pacchetto di benvenuto per dipendenti con istruzioni dettagliate per la configurazione e l'installazione e informazioni sugli eventuali servizi di assistenza in caso di problemi. Via via che i luoghi di lavoro diventano più fluidi e diffusi, le aziende hanno bisogno di tecnologie che consentano di connettere i dipendenti, ovunque si trovino. I moderni strumenti di gestione dei progetti consentono ai lavoratori a distanza di avere sempre una panoramica completa della situazione sia del proprio team che dell'azienda in toto. Un altro mezzo importante per raggiungere e coinvolgere i dipendenti sono i Learning Management Systems (LMS). I dispositivi tecnologici giusti sono fondamentali per far sentire la forza lavoro sempre inclusa e coinvolta. Computer portatili leggeri e di alta qualità, cuffie con cancellazione del rumore e altoparlanti USB sono l'ideale per una configurazione di lavoro da remoto ottimale e per garantire la possibilità di contattare facilmente colleghi e clienti, ovunque si trovino.

 Un caloroso benvenuto può rafforzare la decisione di un neoassunto di accettare la vostra offerta e determina il coinvolgimento futuro della forza lavoro. Esprimete il vostro entusiasmo per il loro arrivo in azienda. Dal momento che potrebbe volerci un po' di tempo prima che incontrino i colleghi faccia a faccia, è ancora più importante incoraggiare i neodipendenti a contattarli prima di iniziare via e-mail, Slack o LinkedIn, poiché il processo di "conoscenza" a volte può richiedere un po' più di tempo a distanza che di persona. Condividete informazioni sui neoassunti a livello aziendale, con dettagli su team, ruolo e responsabilità, nonché interessi e background. È particolarmente importante condividere una foto dei neoassunti, in quanto potrebbe passare del tempo prima che incontrino i colleghi di persona. Incoraggiate i team a organizzare videochiamate di benvenuto con i nuovi dipendenti il primo giorno in modo che familiarizzino gli uni con gli altri. Inviare un'e-mail di benvenuto a tutti i neoassunti il primo giorno spingerà anche i colleghi a presentarsi direttamente. Assicuratevi di includere inoltre una foto dei nuovi dipendenti in questa e-mail per renderla più personale, poiché potrebbe volerci un po' di tempo prima che si conoscano di persona o si vedano in videochiamata.

I cosiddetti "buddy program" sono un ottimo modo per aiutare i neoassunti ad ambientarsi nella nuova azienda: i contatti assegnati possono fornire loro informazioni, spiegando a chi rivolgersi per l'assistenza informatica o come registrare un periodo di ferie sul sistema. Se disponete di una forza lavoro ibrida, prendete in considerazione la possibilità di assegnare ai dipendenti da remoto altri colleghi in smart working che possano aiutarli a rispondere a domande più specifiche per determinate cariche lavorative. E dato che le ricerche dimostrano che i dipendenti hanno il 90% di probabilità in più di lavorare meglio se ricevono un sostegno per il loro benessere emotivo, un programma di questo tipo può mettere in contatto i neoassunti con una figura a cui rivolgersi per chiedere aiuto e consigli.

I sondaggi tra i neoassunti possono aiutarvi a capire i punti forti della prima parte dell'esperienza dei dipendenti e quali aspetti potete migliorare. I nuovi dipendenti decidono se rimanere a lungo termine in un'azienda nei primi 90 giorni, quindi inviate loro un sondaggio dedicato in questo arco temporale per conoscere la loro esperienza. Includete domande su come è andato il programma di onboarding, se si sono sentiti accolti, come si stanno ambientando e se pensano che i loro obiettivi siano ragionevoli. Offrite loro la possibilità di condividere pensieri sugli aspetti da migliorare, a dimostrazione che l'azienda apprezza la loro opinione. Analizzate i risultati di questi sondaggi insieme ai feedback raccolti in un contesto più ampio (ad es. interviste finali) per assicurarvi di ottenere un quadro completo. Il processo di onboarding definisce l'intera esperienza del dipendente, quindi è importante che in quanto proprietari di una piccola impresa riusciate a portarlo avanti efficacemente, a prescindere dalla modalità di lavoro scelta dal vostro collaboratore. Gli investimenti in un processo di fidelizzazione e coinvolgimento dei talenti si ripagheranno da soli nel lungo periodo e vi permetteranno di avere dipendenti soddisfatti, il che è sempre ottimo per gli affari. 

Implementate una politica trasparente e solida sullo smart working e dedicate il tempo necessario a comunicarla a tutti i colleghi. In questo modo, tutti acquisiranno familiarità con i parametri e le regole e sapranno dove poterla consultare: molte aziende la caricano su un canale di comunicazione online centrale, in modo che tutti possano accedervi facilmente. Uniformate il processo per tutti i neoassunti (che siano lavoratori remoti o meno) per evitare discrepanze tra le modalità di assunzione o di integrazione. Revolut, una delle start-up europee di maggior successo, ha recentemente annunciato che consentirà ai suoi dipendenti di lavorare dall'estero per due mesi all'anno, una tendenza in aumento. Se consentite ai lavoratori in smart working di lavorare dall'estero, assicuratevi che la relativa politica sia inclusa nella politica di lavoro a distanza e, per evitare problemi, consultate un avvocato e un commercialista durante la stesura (lavorare all'estero può diventare piuttosto complesso a causa di problemi di conformità, come potenziali modifiche a livello retributivo e fiscale).