Big data e Analytics
Condividi
Salva
Cos’è la dematerializzazione dei documenti e quali vantaggi offre per imprese e PA?

La dematerializzazione ha subito una decisa accelerazione a causa della pandemia, ma è qui per restare. L’importante è comprenderne appieno la portata per le aziende, definendone i passi per metterla in pratica in maniera matura e funzionale.

La pandemia da Covid-19 ha accelerato gioco forza molti processi di digitalizzazione, non da ultimo quello relativo alla dematerializzazione. Lungi dall’essere una fase transitoria, utenti, imprese e amministratori pubblici ne hanno compreso i grandi vantaggi e opportunità e la dematerializzazione è oggi un processo inarrestabile. Ma, per compierla al meglio, è necessario governare i processi che la guidano, portare a maturazione la cultura dell’innovazione in cui si inserisce e sviluppare approcci e pratiche lungimiranti. 

Comprendere la dematerializzazione

Prima di tutto, è necessario fare chiarezza: la dematerializzazione non si limita all’eliminazione dei supporti e degli archivi cartacei e fisici. Questo passaggio, anche se fondamentale, è soltanto il primo di un più ampio ripensamento in ottica digitale della gestione documentale, che porta con sé la necessità di adottare una serie di infrastrutture, pratiche e soluzioni che permettano tanto agli uomini quanto alle macchine di accedere, fruire e conservare i documenti nella loro nuova veste. Si potrebbe dire, quindi, che la dematerializzazione è un’azione propedeutica e un passaggio fondamentale in vista di una più ampia digitalizzazione
A livello di costi, quindi, come è facilmente intuibile, è impossibile fare una stima esatta e generale, valida per tutti, ma è necessario comprendere le necessità di ogni singola realtà. La complessità della struttura organizzativa, le dimensioni dell’azienda, ma anche gli obiettivi rispetto ai processi di digitalizzazione già  presenti nella stessa influiscono in maniera decisiva nella definizione dei costi. 
Immaginando le azioni per la dematerializzazione su un asse, troveremmo a un estremo la conversione sostitutiva, ovvero l’azione che porta all’eliminazione di archivi e supporti cartacei in favore del loro equivalente digitale, ponendo la dovuta attenzione a mantenere il valore legale degli stessi e a proteggerli da possibili attacchi informatici. Questo è, per così dire, il livello base di qualsiasi processo di dematerializzazione: ridefinisce il modo in cui gli utenti collaborano nella loro redazione, modifica e validazione. All’estremo opposto, invece, troviamo tutta quella serie di azioni, strumenti e pratiche che portano alla creazione di un’infrastruttura intelligente per la gestione dei flussi documentali. Gestita e implementata con soluzioni di Robotic Process Automation (RPA), ovvero l'automazione di processi lavorativi utilizzando software intelligenti, un'infrastruttura così pensata è in grado di rivoluzionare i processi approvativi, migliorare l'efficienza operativa e potenziare le funzioni di ricerca delle informazioni presenti in ogni documento. Se, come è facile immaginare, si tratta di una scelta che comporta un certo impatto economico, va considerato che in uno scenario del genere si andrebbero a ottenere sensibili risparmi di tempo su qualsiasi tipo di transazione.

Un'opportunità per tutti

Quella della dematerializzazione è una grande opportunità, tanto per il settore pubblico che per quello privato, sia in termini di semplificazione che di competitività. La possibilità di scaricare gratuitamente da casa i certificati anagrafici online è solo l’ultimo passaggio di un processo di digitalizzazione già in atto da tempo nella Pubblica Amministrazione. Questi passi in avanti sono quanto più necessari, dato che stando all'Indice di digitalizzazione dell'economia e della società (DESI 2020) redatto dalla Commissione Europea il nostro paese si posiziona al 25° posto in Europa, davanti solo a Romania, Grecia e Bulgaria.  Per quanto riguarda le aziende, invece, un’indagine condotta da IDC e Aruba ha dimostrato come ci sia una grande voglia di cambiamento: oltre all’uso massivo, ad esempio, della posta certificata -  il 98,5% delle aziende usa la Pec in modo continuativo - si riscontra un interesse molto alto a temi legati all’innovazione.
Sempre secondo lo stesso studio, il 60,5% delle PMI da 1 a 5 dipendenti si definiscono attente all’innovazione, mentre di quelle più strutturate (6-20 addetti), ben il 71,6% si definisce “molto attente” sul tema. Oggi più che mai è necessario quindi incanalare questo desiderio di innovazione per rafforzare i processi di dematerializzazione e di digitalizzazione del nostro Paese, in quanto si tratta di uno strumento fondamentale per raggiungere obiettivi quali sostenibilità, semplificazione e digitalizzazione.

Per un supporto personalizzato sulle tematiche presentate nell'articolo, parla con uno dei nostri esperti.

Contenuto curato da
Valuta
© Copyright 2020-2025 - Company name: Vodafone Italy S.p.A. - Partita IVA: 08539010010 - REA: 974956

This site is protected by reCAPTCHA and the Google Privacy Policy and Terms of Service apply.