Direttiva whistleblowing: obblighi, soluzioni e vantaggi

Per le ragioni sopra elencate e per favorire la trasparenza all’interno degli enti pubblici e privati, è stata adottata nel 2019 la Direttiva Europea n.1937/2019 che uniforma le misure di protezione di coloro che segnalano violazioni del diritto dell'Unione Europea. Per recepire questa direttiva è stato approvato il decreto legislativo n. 24/2023, che regolamenta il whistleblowing in Italia.  Con la cosiddetta “Direttiva Whistleblowing” gli enti della pubblica amministrazione e le aziende devono mettere in atto le seguenti azioni:

• Conformare la GDPR alla normativa.
• Fornirsi di un sistema di gestione delle segnalazioni.
• Definire il processo di gestione della segnalazione.
• Scegliere il gestore delle segnalazioni.
• Aggiornare, se presente, il Modello di Organizzazione, Gestione e Controllo 231.
• Tutelare il segnalante, garantendone l’anonimato. 

Per le aziende con più di 250 dipendenti e per tutti gli enti del settore pubblico – compresi i comuni con più di 10 mila abitanti – il decreto è entrato in vigore il 15 luglio 2023. La scadenza del 17 dicembre 2023 è relativa invece a tutte le realtà del settore privato con una media di lavoratori subordinati tra i 50 e i 249 dipendenti nell'ultimo anno. A prescindere dalle dimensioni dell’azienda sono chiamati a recepire la direttiva anche tutti gli enti privati che operano nel settore finanziario, dei trasporti e tutti gli enti che adottano il Modello 231. 

Le sanzioni previste per chi non si conforma alla normativa variano a seconda dei casi: dai 5 ai 30 mila euro in presenza di attività di ritorsione nei confronti del segnalante o del suo mancato anonimato e tra i 10 e i 50 mila euro in caso di mancata attuazione.

Si tratta di un decreto legislativo che rappresenta sì un obbligo, ma anche – e soprattutto – una enorme opportunità per le aziende. Queste ultime, infatti, una volta dotatesi della soluzione per le segnalazioni anonime, avranno la possibilità di:

• Tutelare la propria reputazione, stroncando sul nascere comportamenti in grado di rovinare l’immagine pubblica dell’impresa. Per consolidare la brand reputation servono anni, ma per metterla in serio pericolo basta anche un singolo episodio. 
• Favorire il benessere dei dipendenti e creare un ambiente di lavoro più sereno. La presenza di un sistema per le segnalazioni anonime consente infatti di arginare comportamenti e azioni che ostacolano la crescita e il coinvolgimento del personale. 
• Promuovere la trasparenza all’interno dell’impresa, diffondendo una cultura aziendale positiva ed etica. Un’azione che contribuisce non solo a fortificare la fiducia dei dipendenti, ma anche quella di clienti e azionisti, verso l’azienda.
• Individuazione rapida dei problemi e di quelle pratiche che possono essere dannose dal punto di vista finanziario. In questo modo è possibile affrontare eventuali criticità prima che la situazione si aggravi e comporti danni più ingenti.

Conformarsi al decreto legislativo italiano sul whistleblowing può sembrare complesso, ma non deve esserlo per forza. Vodafone Business presenta una piattaforma tecnologica avanzata che consente a tutte le imprese non solo di non incorrere in sanzioni, ma di godere di tutti i benefici derivanti dall’apertura di un canale sicuro per le segnalazioni anonime. Parliamo di Wallbreakers, una soluzione, creata in collaborazione con Swascan, che si basa sul software open source Globaleaks – strumento di fama internazionale e impiegato anche da ANAC, l’Autorità Nazionale Anticorruzione. Un sistema semplice, sicuro e conforme che permette di:

1. Ricevere promemoria e notifiche. Con promemoria e notifiche (anche via sms) si è sempre aggiornati sulle nuove segnalazioni e sulle prossime scadenze.

2. Offrire un canale di segnalazione orale e scritto. Il dipendente può creare un nuovo caso compilando un questionario standard o registrando un messaggio vocale.

3. Garantire l’anonimato. Le informazioni personali del segnalante sono oscurate, mentre le singole segnalazioni, sia scritte che orali, vengono “anonimizzate” – anche mediante la cifratura end-to-end.

4. Rispondere automaticamente. Grazie a messaggi standard e risposte automatiche è possibile mantenere una comunicazione coerente e rispettare tutte le scadenze importanti.

5. Filtrare le segnalazioni. Le segnalazioni ricevute vengono etichettate con un punteggio di rischio, così da rendere più semplice comprendere le azioni prioritarie.

6. Collegare le segnalazioni. È possibile collegare le segnalazioni che si riferiscono alla medesima situazione, in modo da mantenere sempre tutto controllo e in ordine.

Oltre a essere facile da usare e dotato di un’interfaccia user-friendly, ci sono almeno altri tre buoni motivi per scegliere il software messo a disposizione da Vodafone Business grazie alla partnership con Swascan: 

• Completa e conforme. Con Wallbreakers le aziende si affidano a una soluzione a 360°, che non necessita di ulteriori software e che soprattutto consente di rispettare le normative del decreto sotto ogni punto di vista, dalla ricezione delle segnalazioni alla loro gestione.
• Set up e configurazione. Insieme al software viene offerta anche l’assistenza per renderlo operativo e performante da subito. Dall’analisi del contesto aziendale per definire gli aspetti organizzativi (figure di riferimento, procedure, policy) alla configurazione del sistema secondo le specifiche della società cliente, passando per l’aggiornamento del set documentale: un modo per semplificare, ancora di più, l’effettivo utilizzo di questo strumento.
• Formazione del personale. Vodafone Business offre inoltre la possibilità di formare, a fronte di un compenso una tantum, fino a 5 dipendenti che si occuperanno poi di ricevere e gestire le segnalazioni. Un percorso formativo volto a fornire tutte le informazioni necessarie sull’utilizzo corretto del sistema Wallbreakers. Un modo per rendere l’azienda più autonoma e aumentare le competenze del suo personale.