Come proiettare la propria impresa verso il futuro con Google Workspace

L'integrazione degli strumenti digitali ottimizza i processi aziendali, ma una piattaforma consolidata come Google Workspace offre un modo per evolvere l'azienda e renderne più semplice ed efficiente l’organizzazione.

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Capitoli

1
Perché è importante investire nel digitale?
2
Che cos’è Google Workspace?
3
Perché adottare Google Workspace?

Digitalizzazione

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1. Perché è importante investire nel digitale?

Uno scenario economico e sociale complesso genera inevitabilmente incertezza e preoccupazione per le aziende, che si trovano a fare i conti da una parte con le conseguenze dell’inflazione, dall’altra anche con il desiderio o la necessità di costruire un percorso per far crescere la propria impresa in maniera organica e sostenibile.

Secondo una recente ricerca di osservatori.net, il 43% delle PMI nel corso del 2023 ha in programma di aumentare il proprio budget per le attività digitali, un segnale inequivocabile della fiducia nel digitale, stimolata anche dalle risorse del PNRR, che prevede forti investimenti proprio sulla digitalizzazione.

Non tutte le aziende, tuttavia, hanno gli strumenti per sfruttare appieno le possibilità del digitale. Esso, per definizione, è in continua evoluzione e porta con sé ulteriori sfide: senza figure specializzate o consulenti che le guidino nella trasformazione digitale il rischio per le aziende è di investire senza un ritorno in termini di ottimizzazione di costi e processi.

Una serie di strumenti digitali, come la posta elettronica, i fogli di calcolo, le slide, le agende per la pianificazione, sono già entrati nel linguaggio e nella quotidianità della maggior parte delle imprese.

La situazione eccezionale della pandemia ha impresso una fortissima spinta tecnologica nei processi delle aziende di tutto il mondo, introducendo nel vocabolario delle imprese videocall, metodi di collaborazione a distanza, e altri strumenti che hanno reso più efficiente lo smart working e garantendone la produttività.

Il primo passo per proiettare la propria impresa verso il futuro è quello di mettere a sistema queste operazioni, in nome della semplificazione e dell’ottimizzazione, attraverso una piattaforma che permetta di sfruttare al meglio i processi già in atto.

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2. Che cos’è Google Workspace?

Quando parliamo di Google Workspace, dobbiamo immaginare una piattaforma che integra diverse funzionalità e in grado di rispondere a diverse esigenze aziendali, dai servizi mail alla condivisione, video meeting, chat e tanti altri servizi che la rendono una delle piattaforme più utilizzate da professionisti e imprese.

Al centro di Google Workspace si trova l'account proprietario, basato su un indirizzo Gmail, il noto client di posta elettronica di Google. Acquistando un abbonamento a Google Workspace, l'utente ottiene un dominio personalizzato. A seconda della disponibilità, il titolare dell'abbonamento può utilizzare il nome dell'azienda per sostituire l'indirizzo "@gmail.com". Di conseguenza, può assegnare a ciascun dipendente un indirizzo di posta elettronica personalizzato con il dominio aziendale, fino al numero di utenti previsti nel piano selezionato.

Chiunque possegga un account con il dominio aziendale avrà automaticamente accesso ai prodotti e servizi di Google Workspace:

Gmail: con Google Workspace la casella di posta diventa più professionale. 30 GB per l’archiviazione dei messaggi, assenza di pubblicità, scrittura intuitiva con il facilitatore basato sull’intelligenza artificiale, e assistenza 24 ore su 24, 7 giorni su 7. Inoltre, gli abbonati possono creare indirizzi email “alias”, ovvero alternativi: come riferimento per l’amministrazione della propria azienda, ad esempio, al posto di fornire l’indirizzo personale del responsabile d’area sarà possibile usare l’alias “amministrazione@nomeazienda.it”. Una piccola differenza che comunicherà la professionalità e autorevolezza dell’impresa;
Calendar: Grazie a Google Workspace, è possibile creare e condividere calendari di gruppo che semplificano la verifica della disponibilità delle persone all'interno dell'organizzazione. Le riunioni possono essere pianificate in modo più efficiente, ricevendo notifiche qualora un collega sia già impegnato nell'orario prescelto. Inoltre, grazie all’integrazione con Gmail, Meet, Drive e gli altri servizi della suite, sarà estremamente semplice rimanere sempre al corrente del programma;
Drive: archiviare i propri file in sicurezza è fondamentale per ogni azienda, come lo è condividerli all’interno e all’esterno dell’impresa. Workspace facilita queste operazioni offrendo spazio di archiviazione illimitato e gli strumenti per la condivisione più avanzati. Inoltre, la sincronizzazione automatica dei file garantisce che tutti abbiano accesso alla versione più aggiornata;
Fogli, Docs e Presentazioni: il futuro è nella creazione condivisa e collaborativa e questi tre prodotti all’interno di Google Workspace rendono ancora più immediata la generazione di fogli di lavoro, documenti di testo e presentazioni. In base alle impostazioni di condivisione, chiunque potrà collaborare, anche simultaneamente, con salvataggio automatico della cronologia;
Meet: è la piattaforma di videoconferenza di livello aziendale per comunicare attraverso chat di testo, chiamate vocali o videochiamate HD. Senza limiti temporali di utilizzo, gli account Google Workspace possono quindi sfruttare tutte le funzioni di Meet per comunicare con clienti o dipendenti, sfruttando funzioni come la condivisione dello schermo integrata e la creazione di lavagne per la collaborazione live;
Moduli: è il servizio di Google Workspace che permette di creare moduli personalizzati per sondaggi e questionari online. Per esempio, l’azienda potrà contattare i propri clienti chiedendo feedback su un servizio offerto e le risposte saranno automaticamente raccolte in Fogli di lavoro Google;
Sites: per creare un sito o un portale sarà sufficiente il proprio account Google Workspace. Gli strumenti estremamente intuitivi di Sites, basati sul drag and drop e su template duplicabili, rendono questa attività semplice e veloce, oltre che potenzialmente collaborativa. I siti creati saranno ottimizzati per tutti i device e ospitati gratuitamente su un dominio sites.google.com.

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3. Perché adottare Google Workspace?

Il 68% degli utilizzatori dichiara che Google Workspace ha semplificato il lavoro quotidiano: gli strumenti all’interno della piattaforma sono facili da usare e fortemente integrati tra loro, rendendo ogni operazione intuitiva.

A distinguere Google Workspace da altri servizi simili è infatti il livello di integrazione tra strumenti all’interno della piattaforma e la facilità di collaborazione tra persone appartenenti alla stessa azienda: si tratta di un ecosistema tecnologico nato per aiutare le aziende e i dipendenti a massimizzare il proprio tempo attraverso suggerimenti intelligenti.

La disponibilità dei prodotti anche da dispositivi mobili, senza limiti numerici per utente, attraverso app ottimizzate per l’utilizzo da tutti i device, rende la piattaforma versatile e flessibile.

La stabilità, la semplicità e la qualità dei servizi Google ne fanno inoltre una soluzione affidabile, in quanto basata su un’infrastruttura nativa per il Cloud sicura e collaudata, e soprattutto in costante aggiornamento dal punto di vista dell’innovazione. Vodafone Business mette a disposizione delle aziende un supporto personalizzato per configurare il prodotto e supportare le imprese nell’utilizzo dei servizi, che si basa su una migrazione gratuita dei dati da sistemi precedenti come Microsoft Exchange e IBM Notes. Inclusi sono anche controlli di amministrazione avanzati per la gestione degli utenti, dei dispositivi e delle impostazioni di sicurezza.

Per un’azienda, dotarsi di Google Workspace equivale ad estendere la propria impresa nel digitale, creando un punto di accesso univoco a servizi che si è già abituati ad utilizzare, e che grazie alla piattaforma sono in grado di dialogare tra loro, con il conseguente impatto sulle attività quotidiane.