Garantire la produttività con lo smart working

Col diffondersi del Covid-19 gli uffici di tutto il mondo hanno chiuso i battenti, perché i dipendenti sono stati incoraggiati a lavorare da casa per combattere il diffondersi della pandemia globale, nel rispetto delle leggi locali in materia di isolamento. Le aziende hanno fatto un ottimo e rapido lavoro di adattamento per permettere al personale di lavorare in questo modo inusuale. Ma ora hanno l’opportunità di spingersi oltre per migliorare ulteriormente le prestazioni. Qui ci occuperemo delle strategie per garantire il work-life balance dei dipendenti promuovendo buone abitudini di smart working così da mantenere una produttività aziendale di ottimo livello. Prenderemo in considerazione anche comunicazione e collaborazione, fornendo consigli sulla tecnologia necessaria per far funzionare l’attività al meglio

Promuovere il benessere mentale dei dipendenti dovrebbe essere una priorità per tutti. Uno studio recente della Oxford University sostiene che i dipendenti soddisfatti hanno una produttività del 13% maggiore¹ rispetto a quelli scontenti. Un sondaggio volontario sull’ambiente di smart working del personale è un buon modo per capire se i tuoi dipendenti sono soddisfatti. Mantenere la concentrazione è la prima difficoltà in cui spesso si imbattono i dipendenti che fanno smart working, perché un nuovo ambiente può alterare gli schemi di lavoro abituali. È importante promuovere buone abitudini come disattivare le notifiche e incoraggiare il personale a programmare il controllo della posta in arrivo solo due o tre volte al giorno, se possibile. Una sola notifica può distogliere la concentrazione anche per 23 minuti². Esistono strumenti che possono aiutare i dipendenti a ritagliarsi del tempo per concentrarsi, nel vortice di riunioni, chiamate e ed eventuali impegni familiari:

• La dashboard personale MyAnalytics di Outlook può aiutare le persone a capire come utilizzano il loro tempo e a trovare il modo di avere tempo da dedicare a un lavoro mirato.
• Ci sono poi altri software, come il plugin di Outlook Findtime, che possono aiutare i lavoratori a ottimizzare i tempi.

Ricorda che stai incoraggiando un cambiamento culturale quanto tecnologico. Quindi dai il buon esempio: scoraggia la comunicazione dopo l’orario di lavoro, stabilisci un tono flessibile ed empatico e il tuo personale ti seguirà.

Condividere le informazioni e assicurarsi che siano state comprese è molto più difficile per un team che lavora da remoto. Il primo passo è assicurarsi di essere tutti ben sincronizzati: riaffermare visioni e obiettivi condivisi, assicurarsi che tutti conoscano il proprio contributo nel raggiungerli e ristabilire le linee di comunicazione.

• Gli strumenti di project management sono utili per fissare gli obiettivi con precisione e permettere alle persone di lavorare in modo agile per raggiungerli. Consentono al personale di condividere i file, gestire le attività e lavorare in modo unificato, anche se ci si trova fisicamente in luoghi diversi.
• Gli strumenti di videoconferenza sono una risorsa inestimabile quando i lavoratori sono lontani. Consentono di risparmiare tempo prezioso e aiutano a mantenere i rapporti tra i membri del team.
• Microsoft Teams può aiutare a superare molte delle questioni che richiedono più tempo quando si lavora da remoto, perché i messaggi istantanei possono avere dei vantaggi rispetto alle e-mail. Le videoconferenze possono essere configurate facilmente con qualsiasi membro dell’organizzazione e tutte le funzioni hanno lo stesso livello di sicurezza e conformità di Microsoft 365.
• Il tuo tempo va sfruttato in modo produttivo: per richieste veloci ai colleghi e ai clienti meglio una veloce telefonata che una videochiamata di 30 minuti. Ciò contribuirà ad alleviare la stanchezza da video e ad aumentare la produttività e il benessere dei dipendenti.

Ricorda di programmare e incoraggiare incontri informali con i team e tra i team. Questo non solo aiuta a mantenere i rapporti, ma costituisce anche un utile check-up per valutare il benessere dei dipendenti. Questo periodo sarà più difficile per alcune persone che per altre, e non saprai chi si trova più in difficoltà se non ti preoccupi di chiederlo.

Sappiamo tutti quanto sia fondamentale la collaborazione per raggiungere il successo. E con la forza lavoro che opera da remoto, è più importante che mai che i team abbiano ancora la sensazione di lavorare insieme. Quindi trova nuovi modi per lavorare nel modo più collaborativo possibile:

• Le applicazioni per la revisione dei documenti in tempo reale possono contribuire a ridurre la confusione e ad accelerare il processo di approvazione e di feedback.
• Considera la possibilità di trasferire l’attività sul cloud, perché i servizi offerti spaziano in molteplici direzioni e sono ideali per chi lavora in smart working. Questo passaggio consentirà ai tuoi dipendenti di accedere ad applicazioni, e-mail e dati molto più facilmente ovunque si trovino.
• Il cloud può essere un ottimo alleato anche per garantire la sicurezza delle tue informazioni aziendali chiave. Funzionalità come il Backup-as-a-Service (BaaS) consentono di non temere eventuali tempi di inattività, anche in caso di violazione della sicurezza.

Per consigli più specifici sulla protezione della tua attività, leggi il nostro articolo: Proteggere l’attività dai rischi e dalle frodi informatiche. 1 Felicità sul lavoro 2 Distrazione