L’importanza di un indirizzo e-mail professionale

Ben lungi dall’essere un mezzo di comunicazione in via di estinzione, l’uso delle e-mail registra tassi di crescita continui. Questo è ancor più vero nel caso specifico dell’Italia, come confermano diversi report e statistiche. Siamo infatti al secondo posto in Europa per open rate (31,8%) delle e-mail e in ottava posizione nella top ten globale davanti a paesi come gli Stati Uniti, come conferma il report GetResponse 2023 sullo stato dell’e-mail marketing nel nostro Paese.

Si tratta di dati assolutamente incoraggianti, che confermano come le e-mail siano uno strumento altamente performante dal punto di vista della comunicazione e del marketing, oltre che un tool altamente utilizzato e popolare in Italia. Nonostante ciò, secondo i dati raccolti da Bancomail, in Italia ben 7 professionisti su 10 si affidano a soluzioni free e solo il 30% degli italiani investe in una soluzione di posta elettronica a pagamento. Si tratta di numeri molto lontani da quelli di altri paesi europei, come ad esempio la Germania – nazione in cui l’80% dei professionisti si affida a mail di dominio.

Optare per un indirizzo e-mail business comporta numerosi vantaggi. Vediamo quali sono le principali caratteristiche di un client di posta elettronica a pagamento.

• Dominio personalizzato. Un dominio di e-mail personalizzato (ad esempio nome.cognome@nomeazienda.com) è senza dubbio uno dei modi più semplici per accreditarsi immediatamente come dei professionisti agli occhi dei potenziali clienti. È a tutti gli effetti uno strumento di personal branding che consente di dimostrare indirettamente il grado di maturità del proprio business, oltre a risultare spesso più facile da memorizzare per i propri clienti.
• Sottodomini. La possibilità di creare e-mail diverse a seconda dell’area o della tipologia di richiesta (es: vendite@azienda.it) consente di migliorare la comunicazione aziendale sotto diversi punti di vista, a partire dall’ordinare e tenere sotto controllo le richieste dei diversi clienti e, di conseguenza, il lavoro del team. La creazione di più e-mail collegate allo stesso dominio trasmette inoltre agli utenti un senso di maggior affidabilità e organizzazione.
• Archiviazione. Tutte le mail a pagamento, rispetto alle versioni free, concedono uno spazio di archiviazione maggiore. Questo consente alle imprese e ai liberi professionisti di non doversi preoccupare mai di eliminare contenuti o mail che potrebbero tornare utili in un secondo momento. In questo modo si trasforma la casella di posta elettronica in una specie di cloud storage aggiuntivo, un vero e proprio registro storico delle attività e delle interazioni dell’azienda.

Queste sono solo alcune delle funzionalità e dei relativi vantaggi dei servizi mail a pagamento, che ovviamente cambiano da provider a provider. Tra quelli maggiormente apprezzati c’è senza dubbio Google: se infatti, Gmail è la mail free più usata dagli italiani con oltre il 34% delle preferenze, è sempre il colosso di Mountain View, all’interno del pacchetto Google Workspace, a offrire una delle soluzioni più complete e competitive in materia.

Google Workspace è la soluzione all-in-one di Google che consente di avere accesso a tutti i software necessari alla gestione quotidiana del lavoro, dalla messaggistica e l’archiviazione passando per fogli di lavoro, presentazioni e tanto altro ancora, tutto in modalità collaborativa e sicura. Una suite di programmi in cloud che consente di risparmiare considerevolmente e che è già adottata da moltissime aziende in Italia e nel mondo.

All’interno dell’offerta di Workspace è presente anche il servizio di mail hosting, che permette in modo semplice e veloce di ottenere un dominio personalizzato sia per i singoli professionisti che per le aziende. Oltre ai vantaggi precedentemente evidenziati, compreso uno spazio di archiviazione doppio rispetto alla versione free, il servizio di posta elettronica a pagamento di Google può contare su diversi altri punti di forza.

• Sicurezza. I modelli di machine learning di Google sono in grado di bloccare la quasi totalità delle e-mail fraudolente, circa il 99,9%. In questo modo i malware, i tentativi di phishing e le fastidiose comunicazioni spam vengono arginate alla radice. Misure di sicurezza leader nel settore, backup automatici frequenti e la solidità dell’infrastruttura globale di Google sono ulteriori garanzie di come i dati sensibili delle aziende siano sempre tenuti al sicuro.
• Integrazione e personalizzazione.  Tutte le applicazioni e i plug-in di Google sono perfettamente integrati con il servizio e-mail di Workspace, dal mandare un invito su Meet al fare una conversazione rapida su Google Chat. Passando alla versione a pagamento vengono sbloccate feature ulteriori rispetto alla versione free, come ad esempio la creazione di calendari di gruppo, con promemoria e timing personalizzabili, o la possibilità di assegnare task e diversi gradi di collaborazione su documenti e file condivisi. Si tratta di implementazioni molto utili per chi collabora con diversi professionisti, e che consentono non solo di avere sempre tutto sotto controllo, ma anche di gestire in maniera più fluida le attività.
• Intelligenza artificiale. Google è tra le aziende che ha maggiormente investito nell’intelligenza artificiale, e i frutti di questa lungimiranza si vedono anche nella gestione quotidiana del proprio account e-mail. I suggerimenti intelligenti di Workspace consentono di risparmiare moltissimo tempo ed evitare sviste durante la composizione delle e-mail, proponendo correzioni grammaticali, contatti da includere in cc e completamento delle frasi. Un vero e proprio assistente, in grado anche di suggerire l’invio di solleciti per quelle e-mail che non hanno ricevuto risposta dopo alcuni giorni. 

In definitiva, passare a un account e-mail Google Workspace consente non solo di comunicare ai propri clienti una maggior affidabilità, ma di metterla anche in atto grazie a una serie di tool e servizi aggiuntivi che permettono di avere sempre tutto sotto controllo e di poter gestire, da un solo account, tutti i principali strumenti utili alle mansioni e alle necessità di ogni giorno.