Desktop remoto e come usarlo: best practice e cosa considerare

L'accesso remoto è essenziale per le aziende che desiderano rimanere agili e connesse. Una connessione desktop remoto consente di accedere al computer di lavoro da qualsiasi luogo, offrendo vantaggi come il lavoro flessibile, la riduzione dei costi d’ufficio, una collaborazione senza interruzioni, una maggiore produttività e la capacità di attrarre i migliori talenti. Non a caso, Il 73% dei lavoratori italiani da remoto non accetterebbe la completa eliminazione dello smart working, e il 27% considererebbe seriamente di cambiare lavoro se questa modalità venisse interrotta. 

Di seguito, tutto ciò che è necessario sapere per configurare una connessione desktop remoto.

Cosa serve per una connessione desktop remoto?

Per configurare una connessione desktop remoto, sono necessari alcuni componenti essenziali:

• Dispositivo client
  Il dispositivo che verrà utilizzato per accedere al computer remoto. Può essere un laptop, un tablet o uno smartphone.
• Dispositivo host
  Il computer a cui si desidera accedere da remoto. Può sembrare ovvio, ma è importante assicurarsi che sia acceso e connesso a Internet.
• Software per desktop remoto
  Lo strumento che collega i due dispositivi. Esistono opzioni gratuite e premium, che consentono di scegliere quella più adatta alle esigenze e al budget.
• Connessione Internet stabile e sicura
  Una rete affidabile è fondamentale per garantire un’esperienza fluida e senza interruzioni.

Il desktop remoto: uno strumento indispensabile per le aziende moderne

L'accesso remoto è essenziale per le aziende che desiderano rimanere agili e connesse. Una connessione desktop remoto consente di accedere al computer di lavoro da qualsiasi luogo, offrendo vantaggi come il lavoro flessibile, la riduzione dei costi d’ufficio, una collaborazione senza interruzioni, una maggiore produttività e la capacità di attrarre i migliori talenti. Non a caso, il 59% delle persone afferma che lascerebbe il proprio lavoro se non avesse la possibilità di lavorare da remoto.

Di seguito, tutto ciò che è necessario sapere per configurare una connessione desktop remoto.

Cosa serve per una connessione desktop remoto?

Per configurare una connessione desktop remoto, sono necessari alcuni componenti essenziali:

• Dispositivo client
  Il dispositivo che verrà utilizzato per accedere al computer remoto. Può essere un laptop, un tablet o uno smartphone.
• Dispositivo host
  Il computer a cui si desidera accedere da remoto. Può sembrare ovvio, ma è importante assicurarsi che sia acceso e connesso a Internet.
• Software per desktop remoto
  Lo strumento che collega i due dispositivi. Esistono opzioni gratuite e premium, che consentono di scegliere quella più adatta alle esigenze e al budget.
• Connessione Internet stabile e sicura
  Una rete affidabile è fondamentale per garantire un’esperienza fluida e senza interruzioni.

Avviare una connessione desktop remoto è più semplice di quanto si pensi. Sebbene i dettagli possano variare in base al software e alla configurazione utilizzata, il processo generale è solitamente diretto. Ecco una guida passo-passo:

1. Scegliere il software per desktop remoto
   Selezionare uno strumento di accesso remoto che si adatti alle proprie necessità e al budget, tenendo conto di funzionalità, costi e compatibilità. Opzioni popolari includono TeamViewer, AnyDesk e Splashtop.
2. Configurare il software
   Seguire le istruzioni del fornitore per installare il software sia sul computer da controllare (host) sia sul dispositivo utilizzato per accedere (client). Verificare che entrambi i dispositivi soddisfino i requisiti di sistema del software scelto.
3. Connettersi al software
   Abilitare le connessioni remote nelle impostazioni di sistema del computer host. Successivamente, aprire il software di desktop remoto sul dispositivo client e inserire il nome host o l’indirizzo IP del computer host (di solito reperibile nelle impostazioni di rete). Potrebbe essere necessario inserire le credenziali di accesso del computer host per l’autenticazione.
4. Testare la connessione
   Per evitare problemi inaspettati, effettuare alcuni test dalle postazioni preferite per verificare che tutto funzioni correttamente.
5. Disconnettersi in sicurezza
   È facile, sotto stress o in mancanza di tempo, dimenticare di chiudere la connessione. Disconnettersi sempre correttamente per prevenire accessi non autorizzati.

I desktop remoti offrono un modo semplice e fluido per rimanere connessi ed efficienti. Di seguito alcuni esempi pratici e creativi di utilizzo:

• Supportare i lavoratori remoti
  Consentire ai dipendenti di lavorare ovunque sia disponibile una connessione Internet, favorendo la flessibilità, garantendo la continuità del lavoro, aumentando la produttività e migliorando il benessere generale.

Maggiori dettagli sono disponibili nella guida sulla gestione della produttività con lo smart working.

• Fornire supporto tecnico
  I team IT possono diagnosticare e risolvere problemi sui dispositivi dei dipendenti da remoto, accelerando i tempi di intervento, mantenendo l’efficienza dei sistemi e riducendo costi e tempi di inattività.
• Condivisione rapida dei file
  Accedere, gestire e condividere i file archiviati sul computer dell’ufficio senza dover inviare email con allegati pesanti o utilizzare servizi di trasferimento poco pratici. È un metodo rapido ed efficiente che semplifica la collaborazione.
• Erogare formazione efficace
  Organizzare sessioni di apprendimento interattivo a livello globale o percorsi di onboarding, affidandosi a formatori interni o esperti esterni. Per un inserimento efficace dei nuovi assunti, sono disponibili risorse specifiche su come gestire l’onboarding da remoto.
• Gestire presentazioni
  Durante le riunioni virtuali, è possibile condividere lo schermo del desktop, controllare le presentazioni e gestire contenuti e interazioni in tempo reale con facilità.
• Accesso a software specializzati
  Utilizzare strumenti dedicati o costosi che potrebbero essere installati esclusivamente sul computer aziendale, assicurando la disponibilità delle risorse necessarie ovunque si lavori.
• Gestione degli account social
  Supervisionare e gestire i profili social anche in mobilità. Pubblicare contenuti, interagire con il pubblico e monitorare la presenza online del brand per rispondere alle ultime tendenze e mantenere un coinvolgimento attivo.

Prima di adottare strumenti di accesso remoto, è cruciale affrontare alcuni aspetti fondamentali per garantire un utilizzo sicuro ed efficiente:

• Privacy e sicurezza dei dati
  Proteggere i dati sensibili utilizzando password complesse, abilitando l’autenticazione a due fattori o una VPN per crittografia automatica. È essenziale aggiornare regolarmente il software di desktop remoto per correggere vulnerabilità e limitare l’accesso solo a persone autorizzate.

Per maggiori informazioni, si consiglia di consultare la guida sulla sicurezza online e la cybersecurity per lavoratori remoti.

• Risoluzione dei problemi
  In caso di rallentamenti, disconnessioni o prestazioni scarse, verificare che entrambi i dispositivi dispongano di una connessione stabile. È utile ottimizzare le impostazioni su entrambi i dispositivi, ad esempio riducendo la risoluzione dello schermo o disattivando funzionalità non necessarie. Firewall e software antivirus possono bloccare il traffico di accesso remoto; regolare queste impostazioni o considerare l’aggiornamento della connessione Internet potrebbe risolvere tali problematiche.
• Aspetti legali e conformità
  Se si gestiscono dati sensibili, è essenziale che la configurazione del desktop remoto sia conforme alle normative sulla privacy dei dati e alle politiche di sicurezza aziendali. In caso di dubbi, consultare un esperto legale può fornire indicazioni utili.
• Esperienza utente
  Un sistema semplice e intuitivo può fare la differenza nell’adozione da parte del team. Scegliere un software facile da usare permette a tutti di mantenere alta la produttività.
• Scalabilità
  Con la crescita dell’azienda, le esigenze potrebbero cambiare. È importante scegliere uno strumento che possa adattarsi a queste evoluzioni, sia per gestire un numero maggiore di utenti, accedere a macchine più potenti o integrare altri strumenti aziendali.

La scelta del software di accesso remoto dipende dalla dimensione del team, dal tipo di lavoro svolto, dai requisiti di sicurezza e dal budget disponibile. Ogni strumento ha vantaggi e svantaggi, quindi confrontare le opzioni disponibili è fondamentale per trovare la soluzione ideale.

Un riepilogo delle opzioni principali è disponibile nell’approfondimento: cosa sono gli strumenti di accesso remoto e perché sono importanti?

La tecnologia del desktop remoto è una scelta strategica per le aziende che vogliono rimanere agili, connesse e competitive. 
Con la configurazione adeguata, è possibile migliorare la produttività, favorire la collaborazione e fornire al team gli strumenti necessari, ovunque si trovi.